Quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phân loại trang thiết bị y tế

431
trả kết quả phân loại trang thiết bị y tế
trả kết quả phân loại trang thiết bị y tế
Quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phân loại trang thiết bị y tế
5 (100%) 4 votes

Quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phân loại trang thiết bị y tế

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT TRANG THIẾT BỊ Y TẾ – TRUNG TÂM DỊCH VỤ KTTTBYT

  1. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG:
  • Văn bản này quy định trình tự và cách thức thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho các tổ chức/đơn vị có nhu cầu đăng ký phân loại trang thiết bị y tế tại Trung tâm dịch vụ kỹ thuật thiết bị y tế – Trường Cao đẳng nghề kỹ thuật thiết bị y tế (gọi tắt là Trung tâm).
  • Văn bản này được áp dụng cho công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phân loại trang thiết bị y tế do bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ của Trung tâm thực hiện.
  1. ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU LIÊN QUAN:
    • Định nghĩa, từ viết tắt:
  • Cán bộ tiếp nhận: là bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phân loại theo sự phân công của Trung tâm dịch vụ kỹ thuật thiết bị y tế, trường Cao đẳng nghề Kỹ thuật Thiết bị Y tế.
  • Các thuật ngữ, định nghĩa có liên quan được sử dụng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000.
    • Tài liệu liên quan:
  • Xem Phụ lục 1: “Danh mục tài liệu liên quan”.
  1. NỘI DUNG:
    • Lưu đồ quá trình
  • Tiếp nhận hồ sơ:
  • Các tổ chức/đơn vị có nhu cầu đăng ký phân loại trang thiết bị y tế cần nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ của trung tâm.
  • Hồ sơ đề nghị phân loại có thể được nộp trực tiếp tại Trung tâm, qua đường bưu điện, hoặc qua Email theo địa chỉ: Trung tâm Dich vụ Kỹ thuật Thiết bị Y tế

Người nhận: Cô. Nguyễn Thị Bình / Mobile: 0984.823.034

Địa chỉ: số 1, ngõ 89, Lương Định Của, P. Phương Mai, Q. Đống Đa, TP. Hà Nội

Điện thoại: 043.576.3450                           Fax: 043.576.0871

Email: cmets.ttdv.@gmail.com

  • Cán bộ tiếp nhận sẽ có trách nhiệm trao đổi, làm hợp đồng với tổ chức/đơn vị đăng ký phân loại, trình giám đốc trung tâm phê duyệt, sau đó sẽ chuyển hồ sơ cho tổ chuyên môn phân loại và trả kết quả cũng như thanh lý hợp đồng cho tổ chức/đơn vị đăng ký phân loại.
    • Kiểm tra, xem xét hồ sơ:
  • Căn cứ Nghị định số 36/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ, cán bộ tiếp nhận kiểm tra và hướng dẫn hoàn thiện đầy đủ và hợp lệ của bộ hồ sơ.
  • Khi hồ sơ đã đạt yêu cầu, cán bộ tiếp nhận lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ (theo mẫu PL – 01) và trình giám đốc trung tâm để ký kết hợp đồng kinh tế, xác định thời gian trả kết quả với tổ chức/đơn vị nộp hồ sơ. Hợp đồng kinh tế lập thành bốn bản, mỗi bên giữ hai bản.
  • Sau khi hoàn thành hợp đồng, cán bộ tiếp nhận cập nhật hồ sơ vào sổ theo dõi giải quyết hồ sơ của trung tâm (biểu mẫu PL – 02).
    • Bàn giao hồ sơ cho tổ chuyên môn giải quyết:
  • Sau khi tiếp nhận hồ sơ, căn cứ yêu cầu của bộ hồ sơ, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm bàn giao hồ sơ ngay trong ngày cho tổ chuyên môn phụ trách lĩnh vực được phân công để tiến hành phân loại, trong trường hợp hồ sơ được nhận vào cuối giờ chiều làm việc thì bàn giao hồ sơ vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau. Khi giao nhận hồ sơ, tổ trưởng tổ chuyên môn kiểm tra và ký nhận vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ (biểu mẫu PL – 01).
  • Tổ trưởng tổ chuyên môn có trách nhiệm xem xét hồ sơ và phân công tổ viên tiến hànhPhân loại trang thiết bị y tế.
  • Kết quả phân loại do tổ viên thực hiện, được tổ chuyên môn thống nhất, lập thành biên bản phân loại TTBYT, trình giám đốc Trung tâm phê duyệt.
  • Trong quá trình giải quyết, nếu có yêu cầu trao đổi thông tin giữa tổ chuyên môn với tổ chức/đơn vị nộp hồ sơ, các thông tin trao đổi (bao gồm văn bản đi và văn bản đến) phải thông qua cán bộ tiếp nhận.
    • Trả kết quả và lưu hồ sơ:
  • Cán bộ tiếp nhận là đầu mối nhận kết quả phân loại của tổ chuyên môn, trình giám đốc Trung tâm phê duyệt.
  • Trường hợp không thể giải quyết hồ sơ theo đúng thời gian quy định như đã hẹn thì cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm thông báo cho tổ chức/đơn vị biết lý do và hẹn lại thời gian trả kết quả.
  • Sau khi nhận kết quả phân loại, căn cứ vào thời gian hẹn trả hồ sơ trong giấy biên nhận, cán bộ tiếp nhận bàn giao kết quả phân loại và thanh lý hợp đồng cho bên nộp hồ sơ.
  • Khi trả kết quả, cán bộ tiếp yêu cầu tổ chức/đơn vị nộp hồ sơ ký nhận vào sổ theo dõi giải quyết hồ sơ (biêu mẫu PL – 02).
  • Các bộ phận chuyên môn có trách nhiệm lưu hồ sơ về kết quả phân loại theo quy định tại các quy trình liên quan.
  1. Hồ sơ:
TT Hồ sơ gồm Đơn vị quản lý Cách lưu Thời gian lưu
1 Phiếu tiếp nhận hồ sơ Cán bộ tiếp nhận Theo trình tự thời gian 05 năm
2 Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ Liên tục
3 Tài liệu mô tả tóm tắt kỹ thuật trang thiết bị y tế 05 năm
4 Tài liệu kỹ thuật đối với thuốc thử, chất hiệu chuẩn, vật liệu kiểm soát in vitro 05 năm
5 Tài liệu mô tả tóm tắt dữ liệu lâm sàng trang thiết bị y tế 05 năm
6 Bản phân loại TTBYT 05 năm

5. PHỤ LỤC :
5.1. Phụ lục 1: Danh mục tài liệu liên quan

TT Tên tài liệu
1 Nghị định số 36/2016/NĐ-CP: Quản lý trang thiết bị y tế
2 Danh sách tổ chuyên môn thực hiện PLTTBYT

5.2. Phụ lục 2: Các biểu mẫu, bao gồm

STT Tên biểu mẫu Ký hiệu
1 Phiếu tiếp nhận hồ sơ
2 Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ
3 Hợp đồng PL TTBYT
4 Bản phân loại TTBYT
5 Thanh lý hợp đồng
6 Biên bản Phân loại của tổ chuyên môn TTBYT
7 Mô tả tóm tắt kỹ thuật trang thiết bị y tế
8 Tài liệu kỹ thuật in vitro
9 Thử lâm sàng

 

Quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phân loại trang thiết bị y tế

DOWNLOAD FULL VERSION HERE

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here